这10个问题别再出现在邮件中了
作者: / 2019-07-17 / 浏览次数:

原标题:这10个问题别再出现在邮件中了

问题很小,影响很大。

现在,我们一直用手机发短信。不管是给你的上司,还是同事甚至是客户。使用语音也很正常。然而给朋友和家人发信息没什么,但在工作中,请尽量避免,尤其是面对客户的时候。这是因为发信息使用的很多都是不标准的拼写和词汇,大家也更习惯使用单词和短语的缩写。

比如发短信的时候可以这样写:

Pls B there B4 6 pm.TY.

这里的Pls指的是“please”,B指的是“Be”,B4指的是“before”,TY指的是“thank you”。

并不是每个人都能理解真人斗地主玩钱的游戏这句话的,即使你的客户理解这些非正式的语言和缩写,这句话也会让对方觉得你很懒,或者根本不在乎自己的专业度和成熟度。

在商业中,在工作上,我们应该使用每个人都能理解的标准的拼写和词汇。因此,这句话在邮件中应该写成:

Please be there before 6 pm. Thank you.

请在下午6点之前到达,谢谢。

另一个常见的错误是:写非常复杂的长句,它们很难理解,而且没有标点符号。通常,长而复杂的句子会包含很多的意义。如果它们被放在一起,那么你的客户可能无法理解每一个单独的含义。

标点符号包括逗号,句号,问号,感叹号,以及其他符号,用来断句,断意。

比如下面这句话,太长太复杂,而且没有太多标点符号。

We wish to inform you that the weather is bad so our shipment will be late and now we are trying to get in touch with the shipping company to see what they can do to make sure the delivery comes on time therefore we hope it will not cause any problems for you.

我们想告知您由于天气不好我们的货物可能会延期到达,现在我们正在与船运公司联系看看他们能做些什么来保证货物准时交付因此我们希望这不会给您造成任何不便。

以上这句话,你可以把它分成三个更短的句子,在可能的情况下再使用一些专业词汇。比如这句话可以这么改:

We are writing to inform you that our shipment has been delayed due to bad weather. / We are now working with the shipping company to speed up delivery. / We apologize for any inconvenience.

我们写信告诉您由于天气原因货物可能会延期到达。目前我们正与船公司联系加快交付,对由此给您带来的任何不便,我们深表歉意。

另一个常见的错误是在一个段落中包含太多的主题和想法。以下这段讨论包含了3个不同的主题:

You are invited to our project meeting at 3 pm to discuss our weekly progress. The samples will not arrive in time for our sales launch next month. John is still waiting for your customer survey forms to write his report.

我们邀请您参加下午三点的项目会议,讨论每周的进度。我们下个月就要开售了但样品不能及时送达。约翰仍然在等待您的客户调查表来撰写他的报告。

这是不可取的,你应该为每个想要表达的主题单独写一段,比如:

You are invited to our project meeting at 3 pm to discuss our weekly progress. (This paragraph will contain more information about the meeting.)

我们邀请您参加下午三点的项目会议,讨论每周的进度。(这段应该包含更多关于会议的信息。)

The samples will not arrive in time for our sales launch next month. (This paragraph will contain more information about the samples.)

我们下个月就要开售了但样品不能及时送达。(这段应该包含更多样品的信息。)

John is still waiting for your customer survey forms to write his report. (This paragraph will contain more information about the report.)

约翰仍然在等待您的客户调查表来撰写他的报告。(这段应该包含更多关于报告的信息。)

更重要的是,如果这三个主题完全无关,那么你应该写3封邮件,然后分开发送。

不必要的重复单词(当不需要重复任何内容时)是写商务邮件中的另一个常见错误。比如:

The shipment has been delayed due to bad weather, but we are not sure whenthe shipment will arrive.

由于天气不好,这批货已经被推迟了,但我们不能确定这批货什么时候能到。

这里的“the shipment”真的不用一直重复,可以简单的用“it”来代替。比如:

The shipment has been delayed due to bad weather, but we are not sure whenit will arrive.

因为天气原因这批货被推迟了,但我们不能确定它们什么时候能到。

难道你不觉得这句话看起来更好吗?它显得更加清晰简洁。

不完整的句子不但无意义而且会让客户感到困惑,他们会想知道你到底想表达什么。比如,以下就是一个不完整的句子:

Since we are planning to hire new staff for our Customer Service Department.

由于我们打算给客户服务部门招聘新员工。

这个问题很好解决,只要回头检查下句子的完整性就可以了。完成后的句子可以是这样的:

Since we are planning to hire new staff for our Customer Service Department, we will be able to handle more customers.

我们打算给客户服务部门招聘新员工,这样就能接待处理更多的客户了。

拼写错误会让你的邮件看起来非常的不专业。比如以下这句话,你能看出拼写错误吗?

We didn't expect to recieve so many orders this year.

我们没想到今年有这么多订单。

没错,这句话中拼写错误的单词是“recieve”,正确写法应该是“receive”。

这类错误通常我们可以用软件应用程序自带的拼写检查器检测。有些还可以设置为“autocorrect”,在你拼写错误单词的时候自动更正。

在学习英语的时候,我们常常会碰到单复数的问题,比如如果你在谈论某一件样品,那么可能就用单数形式,如果是一批货物,那么就得使用复数形式。

这对于某些国家的人来说有难度,因为很多语言中不包含复数形式。

比如,在下面这个例子中,单词“information”是不能使用复数形式的,“information”指的是关于某一主题的信息,没有复数形式。

All the informations you need are in this folder.

你需要的所有信息都在这个文件夹中。

这句话的正确表达很简单,就是:

All the information you need are in this folder.

你需要的所有信息都在这个文件夹中。

对于单复数的问题,需要平时的积累,然后在用点儿心就能确保使用正确了。

客户收到的邮件中,经常发现销售人员不加“a,an,the”。

这对于大多数人来讲,尤其是一桩生意而言似乎并不重要,但是对于长期使用英语的人而言,就是满篇的“漏洞”。

在下面的例子中,假设你的客户想要将你介绍给以为顾问,而你们之前已经讨论过这个人,那么你知道“a,an,the”分别应该放在哪里吗?

This is consultant who will work with us for week.

这就是即将跟我们一起工作一周的顾问。

这句话的正确表述应该是:

This is the consultant who will work with us for a week.

This is the consultant who will work with us for the week.

时态在商务邮件中也很重要,因为它们表示事件发生的时间。

在下面的例句中,这个句子从现在时,变成了过去时。

The manager is (present) not in today because he was (past) feeling unwell.

经理今天(目前)不在,因为他(过去)身体不舒服。

一般来说,你会发现在一个句子中简单地使用相同的时态更容易,这句话的正确表达应该是:

The manager is (present) not in today because he is (present) feeling unwell.

经理今天(目前)不在,因为他(目前)身体不舒服。

按照自己的语言思维“直译”是一个在邮件中非常常见的问题,甚至很多英语母语客户都开始默默接受了合作伙伴的一些表达。他们用自己的语言思考,然后把想法逐渐翻译成英语。

但这会让客户看起来非常奇怪,你的客户如果跟你不是长期合作的,很有可能会误解你的信息。

以下是一个非常简单的句子,在你下班的时候你会说:

I'm going home now.

我正准备回家。

在韩语中,这句话的直译就是:I now home go.

在日语中,这句话的直译就是:Now house return.

你能看出同一句话用另一种思维表述出来有多么不同了吗?

我们在给客户发邮件的时候,虽然这些都是不起眼的小问题,但在对方的眼里,三番五次的出现,可能就会对你这个人甚至你的能力产生质疑。所以不妨记住这些“雷点”,让自己的邮件看起来更专业。

上海腾道(简称Tendata)是一家以大数据+人工智能为基础,专注于国际贸易领域的数据收集、挖掘、应用及服务,同时以行业咨询、贸易促成为延伸服务的一家综合性信息服务商,我们致力于为外贸企业提供海外营销的整体解决方案

返回搜狐,查看更多

责任编辑:

【某某业务】网站建设、网站设计、服务器空间租售、网站维护、网站托管、网站优化、百度推广、自媒体营销、微信公众号
如有意向---联系我们
热门栏目
热门资讯

网站建设 网站托管 成功案例 新闻动态 关于我们 联系我们 服务器空间 加盟合作 网站优化

备案号: 

公司地址:江苏省南京市玄武区玄武湖 咨询QQ:9490489 手机: 电话: